Smedjebackens kommun, till startsida
Du är här:

Rapporter 2008

Årligen ska kommunrevisionen avge en revisionsberättelse till kommunfullmäktige, där man uttalar sig om att kommunfullmäktige kan godkänna årsredovisningen, om kommunens finansiella målsättning uppnåtts samt om ansvarsfrihet för nämnder och förtroendevalda kan tillstyrkas.

(Hela rapporter öpnnas i pdf-format)

Revisionsberättelse samt redogörelse
Läs RevisionsberättelsePDF (pdf, 6.7 kB) eller RedogörelsePDF (pdf, 43.6 kB)

I uppdraget ingår varje år ett antal obligatoriska granskningar:

Granskning av delårsrapport per 2008-08-31
Läs Sammanfattning eller Hela rapportenPDF (pdf, 152.4 kB)

Granskning av årsredovisning 2008
Läs Sammanfattning eller Hela rapportenPDF (pdf, 296.4 kB)

Utöver detta genomförs ett antal granskningar av aktuella områden samt uppföljningar av tidigare genomförda granskningar. Under 2008 genomfördes nedanstående granskningar. Det finns möjlighet att läsa en sammanfattning av rapporten eller hela rapporten.

Översiktlig granskning av IT-säkerheten
Läs Sammanfattning eller Hela rapportenPDF (pdf, 410.5 kB)

Granskning av kommunens arbete med chefs- och ledarskapsfrågor
Läs Sammanfattning eller Hela rapportenPDF (pdf, 147.4 kB)

Granskning av verkställighet av beslut
Läs Sammanfattning eller Hela rapportenPDF (pdf, 154 kB)

Granskning av löpande system och rutiner
Läs Sammanfattning eller Hela rapportenPDF (pdf, 192.4 kB)

Sammanfattning

Granskning av delårsrapport per 2008-08-31
Bakgrund och syfte
Kommunen ska enligt den kommunala redovisningslagen upprätta minst en delårsrapport. Vi har granskat delårsrapporten per 2008-08-31. Syftet med granskningen har varit att översiktligt bedöma om den är utformad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed och om den ger en rättvisande bild av kommunens resultat.

Delårsrapporten ska även innehålla en avstämning av fullmäktiges mål ur perspektivet god ekonomisk hushållning. Revisorerna ska bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål för god ekonomisk hushållning som fullmäktige beslutat om i budgeten.
Sammanfattande bedömning
Vi bedömer att delårsrapporten i stort uppfyller kraven enligt den kommunala redovisnings-lagen och god redovisningssed men att vissa delar behöver utvecklas till nästa år.

Resultatet per 2008-08-31 klarade fullmäktiges mål om att verksamhetens nettokostnader inkl avskrivningar, ska uppgå till högst 97 % av skatter och statsbidrag (96,7 %).

Delårsrapporten innehåller en avstämning av ett antal verksamhetsmål avseende god ekonomisk hushållning.

Det är positivt att kommunen har påskyndat processen kring hanteringen av delårsrapporten.

För att förbättra kvaliteten i kommunens nästa delårsrapport föreslås att:
"       Den kompletteras med samlad drift- och investeringsredovisning
"       Den kompletteras med en årsprognos för kommunen totalt
"       Periodiseringarna förbättras

Granskning av årsredovisning 2008
Bakgrund och syfte
Syftet med granskningen av årsredovisningen är att be-döma om den är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3 — 8). Granskningen sker utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv och skall besvara följande revisionsfrågor:
"       Lämnar årsredovisningen upplysning om verksamhetens utfall, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen?
"       Är räkenskaperna i allt väsentligt rättvisande?
"       Är resultatet förenligt med de mål för god ekonomisk hushållning som fullmäktige beslutat om i budgeten?

Sammanfattande bedömning och förslag till åtgärder

Kommunen har en upprättad årsredovisning som i all väsentlighet redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen.

Vi bedömer vidare att årsredovisningen i allt väsentligt uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper och är i huvudsak upprättad enligt god redovisningssed.

Årets resultat visar på ett underskott om -3,9 Mkr och enligt balanskravet om -4,5 Mkr, vilket medför att underskottet måste täckas under kommande år.

Fullmäktige har fastställt ett antal mål med avseende på god ekonomisk hushållning. För 2008 uppnår man inte det finansiella målet, medan bedömningen är att kommunen enligt målav-stäm-ningen i förvaltningsberättelsen har uppnått målen inom socialtjänst och skola. Även det gemensamma målet för att sänka sjukfrånvaron till 7,5% har uppnåtts under året.

Översiktlig granskning av IT-säkerheten
Bakgrund och syfte
Betydelsen av IT ökar allt mer inom kommunens olika verksamhetsområden och förändringar sker kontinuerligt. Kommunen hanterar många känsliga uppgifter. Brister i säkerheten kan ge stora konsekvenser för såväl kommunen som för enskilda personer.

Granskningen syftar till att översiktligt granska kommunens IT-säkerhet.

Sammanfattande bedömning

Vi vill sammanfatta granskningen med att många av de kontroller som vi genomfört varit tillfredsställande. Dock har vi i granskningen funnit flera förbättringsområden. Områden som vi uppmärksammat och där det finns ett förbättringsbehov sammanfattas i nedanstående punkter:
"       Många användare uttrycker en osäkerhet kring kommunens IT-relaterade dokument. Detta innebär att det finns risker att dokumenten inte   fyller sitt syfte (vad finns, vad gäller, var hittar man dokumenten).
"       Det är viktigt att det inom styrelser och nämnder genomförs systemsäkerhetsanalyser för verksamhetskritiska system inom kommunen        
enligt de intentioner som finns.
"       Vår bedömning är att ansvaret inte är tillräckligt tydliggjort inom kommunen.
"       Vår bedömning är att rutiner avseende backuphantering inte är tillräckligt tillfredställande.
"       Vi konstaterar att det finns ett behov av säkerhetsrelaterad utbildning varför det är viktigt att det inom nämnderna utarbetas utbildningsaktiviteter för att förbättra användarens kompetens inom IT/Informationssäkerhetsområdet. I anslutning till detta är det viktigt att se över och revidera vissa ej aktuella IT-relaterade dokument.
"       Det är viktigt att det sker ett systematiskt uppföljningsarbete av användares kunskap kring säkerheten.
"       Det är viktigt att styrelse och nämnder säkerställer och tydliggör vikten av att ansvariga chefer tillämpar den rutin som finns då anställda slutar.
"       För att säkerställa tillförlitligheten avseende intrångsskydd mot systemen bedömer vi det viktigt att det genomförs oberoende tester mot systemens databaser (intrångstester från insidan och utsidan av kommunens brandvägg).
"       IT-personal bör bära synlig id-handling och i anslutning till detta är det viktigt att det säkerställs att anställda inom kommunen är medvetna  om att IT-personal alltid måste legitimera sig innan tillträde ges till datorer.
"       Behörighetstilldelningen då nya lösenord tilldelas användare bör ses över. Framför allt gäller detta då användare förlorat sina lösenord.
"       Det är viktigt att det sker en översyn och förbättring kring användare som delar på samma identitet och lösenord. Detta ska i möjligaste mån inte förekomma.
"       Hanteringen av leverantörer vid IT-enheten synes positiv dock föreslår vi att det sker en översyn avseende hanteringen av leverantörer  generellt inom kommunen.
Mot bakgrund av ovanstående punkter bedömer vi det viktigt att kommunstyrelsen och nämnderna förbättrar IT-säkerheten inom kommunen. Ett förslag till första steg är att ledningen, verksamhetsansvariga, säkerhetsansvarig, IT-ansvariga och andra aktörer noga diskuterar nuläget inom kommunen.

Granskning av kommunens arbete med chefs- och ledarskapsfrågor
Bakgrund och syfte
Ledarskapets betydelse för personalens arbetsmiljö och effektivitet i verksamheten är mycket stor. Att vara chef och ledare i en politisk styrd organisation är en komplex uppgift och utmaning. Kommunens chefer, på alla nivåer, har viktiga och utmanande ledarroller i skärningspunkten mellan politiker, medarbetare och kommuninvånare.

Den övergripande revisionsfrågan i föreliggande granskning har varit om kommunens chefer och ledare bedriver ett strategiskt och planmässigt arbete för att åstadkomma ett effektivt ledarskap. Vidare hur chefer/ledare i Smedjebackens kommun upplever sina förutsättningar som ledare.

Sammanfattande bedömning

Det förändringsarbete som påbörjades i början på 2000-talet har utgjort en viktig grund för att skapa goda förutsättningar för ledarskapsfrågorna i Smedjebackens kommun.

I jämförelse med andra kommuner där motsvarande granskning har genomförts indikerar enkätsvaren i Smedjebacken att ledarskapet rent generellt fungerar väl. Exempel på detta är att samarbete mellan chefer såväl inom den egna förvaltningen som över förvaltningsgränserna upplevs fungera väl. Även rollfördelningen mellan politiker och tjänstemän och det stöd cheferna får i planeringsprocesserna ges positiva omdömen.

Några frågeställningar som indikerar eventuella utvecklingsområden är exempelvis chefernas behov av ett mer personligt stöd, kompetensutveckling och chefernas arbetsbelastning. Beträffande i första hand dess områden finns det anledning för såväl kommunledning och förvaltningsledningar som enskilda chefer att närmare analysera resultat från enkätundersökningen. I samband med ledningsgruppsträffar och utvecklingssamtal kan enkätundersökningen och granskningen förhoppningsvis vara en viktig informationskälla och utgångspunkt för aktiva åtgärder så att ledarskapet i Smedjebackens kommun ytterligare kan stärkas och utvecklas.

Granskning av verkställighet av beslut
Bakgrund och syfte
Ett beslut i en politisk församling innebär oftast att någon form av åtgärd ska utföras. För att åtgärden ska kunna utföras måste beslutet vara klart formulerat i protokollet. Beslutet bör, om möjligt, åtföljas med uppgift om när åtgärden ska utföras alternativt träda i kraft.

Ett viktigt led i beslutsprocessen är att besluten expedieras snarast möjligt och att uppföljning sker samt att eventuella avvikelser från beslutet rapporteras till beslutsfattarna. Kommunal-lagen reglerar inte hur beslutsexpediering ska ske utan respektive kommun måste finna sina egna former för detta. I beslut som utgör myndighetsutövning finns däremot i förvaltnings-lagen vissa grundläggande regler om hur beslut ska kommuniceras (och expedieras) till berörd part.

Utgångspunkten för granskningen har varit följande revisionsfrågor:
"       Finns fastställda system och rutiner som säkerställer att beslut verkställs och återrapporteras till beslutsfattarna?
"       Omfattas dessa rutiner och system av något kontrollsystem?
"       Är besluten i sig tydligt formulerade så att det underlättar verkställighet?

Dessutom skall granskningen belysa följande frågeställningar som berör teknik och fritidsutskottet
"       Vilken delegation finns för teknik och fritidutskottet?
"       Vem bereder ärendena i teknik och fritidsutskottet?

Sammanfattande bedömning

Det är en viktig del i den interna kontrollen att de finns rutiner för kontroll av att demokratiskt fattade beslut verkställs och att detta sker på det sätt som beslutsfattarna avsåg. Det är också viktigt att beslutsfattarna, i den mån verkställighet av olika skäl inte sker, får vetskap om detta.

Den sammanfattande bedömningen är att nämnderna och styrelsen har rutiner för uppföljning och kontroll av verkställigheten av sina beslut. Dock omfattas dessa rutiner inte i samtliga fall av ett utarbetat kontrollsystem som kan säkerställa en korrekt verkställighet av besluten. Under granskningen har information framkommit om att det skall startas upp ett arbete för att skapa enhetliga protokoll inom kommunen. Vi anser att detta arbete är en viktig del i kommunens strävan att skapa tydliga protokoll med tydliga beslut för att ge underlag till en korrekt verkställighet av de fattade besluten. Dessutom finns det ett intresse från medborgarna att kommunens verksamheter redovisas på ett tydligt sätt.

Granskning av löpande system och rutiner
Bakgrund och syfte
Varje år granskas olika delar av kommunens redovisningsrutiner och interna kontroll. Under 2008 var syftet att följa om det skett någon utveckling inom de områden där tidigare års granskningar gjort noteringar, bland annat:
"       Service, underhåll och handhavandet av leasingbilar
"       Hantering av projekt

Vidare har en uppföljning gjorts av redovisning av Komhall för att se om kommunens redovis-ning av intäkter och kostnader är rättvisande utifrån kommunens engagemang. Utöver detta har en uppföljning gjorts utav kommunens investeringsverksamhet.

Sammanfattande bedömning

Service, underhåll och handhavandet av leasingbilar
Kontroll av fordon sker två gånger per år av kommunens serviceverkstad vilket gör att det finns en intern kontroll av bilens tekniska handhavande och skötsel. Verkstad-en noterar att inre städning av vissa bilar bör kunna vara bättre.

Projektarbete
Behov föreligger att utveckla ett skriftligt regelverk för projekthantering och utforma tydligare och mer heltäckande och i högre grad standardiserade regler/rutiner avseende hantering av projekt. I regelverket bör det till exempel framgå vem som är projekt-ägare och ansvarar för de eventuella investeringar som gjorts, när projektet avslutas och övergår i förvaltning.

Komhall
En djupare analys bör ske av Komhalls redovisningsrutiner, kostnads-/intäktsgenomgång, konsekvensbeskrivning om verksamheten drastiskt minskar sina intäkter och om alla intäkter kommit verksamheten till godo när de större bidragsgivarna snabbt drog sig ur. En avvecklingsplan bör finnas för att minimera riskerna i fall verksamheten åter ställs inför en snabb omställningssituation.

Investeringsverksamhet
Utifrån vad andra kommuner har antagit för policy och redovisningsprinciper för anläggnings-tillgångars anskaffning, förvaltning, avskrivning och registrering bör kommunen överväga att förtydliga sina rutiner och policy i ett styrande dokument.

Övrigt
Någon fullständig dokumentation av redovisningssystem har ännu inte upprättats.  
Avstämningsplan för balans- och redovisningskonton har inte upprättats.

Sidan senast uppdaterad: 2020-01-14
Webbredaktör: Mona Jansson

Kontakt

Kommunrevisionen
Sten Blomkvist Ordförande

Tfn: 070-426 22 90

E-post: sten.blomkvistt@hotmail.com