Smedjebackens kommun, till startsida
Du är här:

Rapporter 2010

Årligen ska kommunrevisionen avge en revisionsberättelse till kommunfullmäktige, där man uttalar sig om att kommunfullmäktige kan godkänna årsredovisningen, om kommunens finansiella målsättning uppnåtts samt om ansvarsfrihet för nämnder och förtroendevalda kan tillstyrkas.
 

Revisionsberättelse samt redogörelse


Läs RevisionsberättelsePDF (pdf, 6.9 kB) eller RedogörelsePDF (pdf, 43.6 kB)
 
I uppdraget ingår varje år ett antal obligatoriska granskningar:
 

Granskning av delårsrapport per 2010-08-31


Läs Sammanfattning eller Hela rapportenPDF (pdf, 304.9 kB)

 

Granskning av årsredovisning 2010


Läs Sammanfattning eller Hela rapportenPDF (pdf, 269.6 kB)

  
Utöver detta genomförs ett antal granskningar av aktuella områden samt uppföljningar av tidigare genomförda granskningar. Under 2010 genomfördes nedanstående granskningar. Det finns möjlighet att läsa en sammanfattning av rapporten eller hela rapporten.
 

Ledning, styrning och effektivitet inom äldreomsorgen


Läs Sammanfattning eller Hela rapporten PDF (pdf, 485.7 kB)
 

Hantering av projektstyrning och projektuppföljning


Läs Sammanfattning eller Hela rapportenPDF (pdf, 420.2 kB)

 

Kommunens handläggning av bostadsanpassningsbidrag


Läs Sammanfattning eller Hela rapportenPDF (pdf, 304.1 kB)

Granskning av kommunens hantering av styrdokument


Läs Sammanfattning eller Hela rapporten PDF (pdf, 271.3 kB)

 

 
Sammanfattning

Granskning av delårsrapport per 2010-08-31                                     


Bakgrund och syfte


Kommunen ska enligt den kommunala redovisningslagen upprätta minst en delårsrapport. Vi har granskat delårsrapporten per 2010-08-31. Syftet med granskningen har varit att över-siktligt bedöma om den är utformad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed och om den ger en rättvisande bild av kommunens resultat.

 Delårsrapporten ska även innehålla en avstämning av fullmäktiges mål ur perspektivet god ekonomisk hushållning. Revisorerna ska bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål för god ekonomisk hushållning som fullmäktige beslutat om i budgeten.

Sammanfattande bedömning


Delårsrapport är i stort upprättad i enlighet med lagens krav. Sammanfattningsvis är bedömningen att kommunen, enligt det prognostiserade resultatet, beräknar att nå ett överskott för 2010, som medför att det finansiella målet kommer att kunna uppnås för 2010. När det gäller det gemensamma verksamhetsmålet, kring sjukfrånvaron, kan konstateras att det uppfylls för perioden. För målen inom socialtjänst och skola uppfylls tre av fyra mål för perioden. Någon bedömning för helåret görs dock inte i delårsrapporten. Till kommande år bör uppföljningen kompletteras med en bedömning för helåret samt en beskrivning kring vad man gör för att målen ska uppnås.

Granskning av årsredovisning för 2010


Bakgrund och syfte


Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3 — 8). Vidare ska revisorerna enligt kommunallagen (9:9a) avge en skriftlig bedömning av om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Bedömningen ska biläggas årsbokslutet. Detta sker inom ramen för upprättandet av revisionsberättelsen.

Sammanfattande bedömning


Vi bedömer att årsredovisningen i huvudsak redogör för utfallet av verksam-heten, verksam-hetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Vi bedömer vidare att årsredovisningen i huvudsak uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper och i huvudsak är upprättad enligt god redovisningssed.

 
Vi bedömer att kommunen för 2010 lever upp till kommunallagens krav på en ekonomi i balans (KL  8:5 a-b), men att resultatet inte är förenligt med det finansiella mål om god ekonomisk hushållning som fullmäktige beslutat om. Vad gäller de över-gripande verksamhetsmålen uppfylls dessa enligt redovisningen i årsredovisningen i relativt stor utsträckning för 2010.

 

Ledning, styrning och effektivitet inom äldreomsorgen


Bakgrund och syfte


Äldreomsorgen har under 2000-talet genomgått omfattande förändringar i både volym och innehåll, vilket ställt krav på ledning och styrning för att anpassa och effektivisera verksam-heterna.
Granskningens syfte är att besvara revisionsfrågan om socialnämndens styrning och ledning är ändamålsenlig, så att en effektiv och kvalitativ verksamhet för brukarna säkerställs.

Sammanfattande bedömning


Vår sammanfattande bedömning och svar på den övergripande revisionsfrågan är att social-nämndens styrning och ledning är ändamålsenlig avseende arbete med mål, verksamhetsplan och internkontrollplan. Dock visar granskningen på brister vad det gäller att säkerställa effektivitet och rättssäkerhet.
 

Nämnden tar hänsyn till både interna och externa påverkansfaktorer i sina beslut och beslutsunderlag. Vidare styr och leder nämnden verksamheten på ett ändamålsenligt sätt genom aktuell verksamhetsplan och medföljande internkontrollplan. Det finns dock utvecklingsbehov vad det gäller uppföljning av både fattade beslut och dess effekt för att säkerställa effektivitet, kvalitet och rättssäkerhet genom hela organisationen.

 
Rutiner och arbetssätt när det gäller ärendehantering är inte ändamålsenlig och det finns inte någon kvalitetssäkrad process. Nu gällande riktlinjer för handläggning har inte reviderats de senaste åren och de är inte så utformade att stöd och vägledning ges i handläggningen vad det gäller nämndens tolkning av socialtjänstlagen och dess intention liksom att det helt saknas riktlinjer för verkställighet. Dokumentationen i de 15 granskade akterna i Procapita var generellt knapphändig och svår att följa samt att i vissa fall gick det i dokumentationen inte direkt utläsa vad den aktuella insatsen bestod av. Vidare fann vi olikheter mellan enheterna vad det gäller hantering och förvaring av dokumentation. Genomförandeplanerna och dess funktion stämmer väl överens med vad som sägs i författningen och de är det arbetsredskap som ämnas. Dock finns brister vad det gäller den dokumentation som ska ske i Procapita.

 
Resursfördelning och personalnyttjande inom äldreomsorgen är inte ändamålsenlig och effektiv. Samband mellan tilldelade resurser, omvårdnadsbehov och beviljade insatser kan inte ses. Trots bra tradition inom förvaltningen att på olika sätt följa upp verksamheten ser vi detta som ett utvecklingsområde och att de grundläggande förutsättningarna behöver säkerställas och formaliseras.

 
Samband mellan omvårdnadsbehov, beviljade insatser och till verksamheten tilldelade resurser kan inte ses vilket ger svårigheter att på ett rättvisande sätt jämföra effektivitet. Enligt den teoretiska analys av bemanningen inom äldreomsorgens särskilda boenden och hemtjänst kan variationer avseende behov kontra tilldelning av resurser ses. Vid servicehusen Munkbogården och Gläntan upplever vi skillnader vad det gäller verksamhetens inriktning och förutsättningar.

 
Med anledning av genomförd granskning föreslås följande förbättringsförslag:

  • Internkontrollen bör utvecklas för att ytterligare säkerställa nämndens ansvarsområden vad det gäller effektivitet, kvalitet och rättssäkerhet.
  • Roller och ansvar bör förtydligas vad det gäller handläggare, enhetschef och kontaktman.
  • Nämnden behöver fastställa riktlinjer för handläggning och verkställighet för att säkerställa verksamhetens inriktning, kvalitet och omfattning.
  • Rutiner och riktlinjer kring dokumentation behöver utvecklas och fastställas för att säkerställa en rättssäker och effektiv verksamhet.
  • Rutinen och arbetsformen kring genomförandeplanerna behöver formaliseras så att de blir en del av den formella dokumentationen.
  • Nämnden behöver utveckla och säkerställa en resursfördelningsmodell som utgår från faktiskt omvårdnadsbehov och beviljade biståndsinsatser.

 

Hantering av projektstyrning och projektuppföljning


Bakgrund och syfte


Smedjebackens kommun är projektägare i flera externt finansierade projekt. De flesta projekten delfinansieras också med kommunala medel.  
Granskningens syfte är att besvara revisionsfrågan om kommunen har ändamålsenliga rutiner för att säkerställa kontrollen av hanteringen av externt finansierade projekt.

Sammanfattande bedömning


Kommunstyrelsen i Smedjebackens kommun genomför inte någon systematisk uppföljning av kommunens medverkan i externt finansierade projekt. Under hösten 2010 upprättad projekt-policy ger dock vägledning och stöd i de rutiner som fastslås i policyn för hur projekt ska organiseras och rapporteras.

 
Kommunstyrelse och nämnder genomför inte konsekvent en dokumenterad analys om projektets nytta för kommunen innan projekt startas. De projekt som granskats har dock en anknytning till kommunens eller nämndens övergripande målsättning. Inom Social- och Barn och utbildningsnämnd används regelbundet stimulansbidrag från Socialstyrelsen och Skolverket till att höja standarden på nämndens verksamheter. Kommunstyrelsen fastställer i den nyligen antagna projektpolicyn att en analys av förväntade nyttoeffekter för kommun ska genomföras innan beslut om att starta ett projekt fattas. Kommunstyrelse och nämnder genomför dock, utöver de uppgifter som redovisas i rapporteringen av projektet till bidragsgivaren, ingen egen utvärdering av den kommunnytta projektet bidragit med.
Samtliga projekt som bedrivs i kommunen har en tydlig organisation och en projektledare med ett tämligen väl beskrivet ansvar. Den nyligen antagna projektpolicyn tydliggör ytterligare projektorganisationen och projektledarens roll.

 
Kommunen tillämpar inte enhetliga rutiner för redovisning och bokföring av externt finansierade projekt. Smedjebackens kommun deltar också i externt finansierade projekt där kommunen inte är projektägare. Dessa projekt bokförs inte under den särskilda identiteten för projekt. Kommunstyrelsen begär heller ingen samordnad rapportering av kommunens externt finansierade projekt.

 
Smedjebackens kommun har en god kompetens avseende de medel som finns att ansöka från EU, men också bidrag från andra externa finansiärer. Utvecklingskontoret är organiserat så att kunskapen är lätt att få tillgång till för övriga förvaltningar i kommunen. Granskningen visar att kommunstyrelsen i Smedjebackens kommun har vidtagit ändamålsenliga åtgärder för att skapa en kontroll av kommunens hantering av externt finansierade projekt.

 
För att ytterligare utveckla hanteringen rekommenderar vi att Kommunstyrelsen:

  • Utformar redovisningsrutinerna i upprättad policy så att dessa underlättar för kommunstyrelsen att överblicka samtliga de externt finansierade projekt som bedrivs i kommunen
  • Beslutar om att övervägande om kommunnyttan ska dokumenteras och protokollförs av beslutande nämnd/kommunstyrelse
  • Utformar en egen kommunal "standard" för att utvärdera kommun- och verksamhets-nyttan i pågående och genomförda externt finansierade projekt
  • Överväger och tydliggör vilka projekt som ska registreras och bokföras med projekt-identitet i ekonomisystemet
  • Upprättar riktlinjer för samordnad sammanställning och rapportering av de externt finansierade projekt som pågår i kommunen

 

 

Kommunens handläggning av bostadsanpassningsbidrag


Bakgrund och syfte


Sveriges kommuner har sedan 1984 beslutanderätten för beviljande av bostadsanpassnings-bidrag. Kommunernas kostnader för bostadsanpassningsbidraget har under de senaste åren endast ökat marginellt. Däremot är de regionala och lokala skillnaderna stora. Under 2008 varierade kostnaderna i Sveriges kommuner mellan 18 och 353 kronor/invånare).

 
Granskningens syfte är att besvara revisionsfrågan om Smedjebackens kommun har ända-måls-enliga rutiner för handläggningen av bostadsanpassningsbidrag vilka tillförsäkrar att verksamheten bedrivs rättssäkert och med god ekonomisk hushållning. Revisorerna vill speciellt ha belyst kommunens kostnadsläge i förhållande till jämförbara kommuner, om det finns tydliga riktlinjer för verksamhets samt hur uppföljning och utvärdering av verksamheten utförs.

Sammanfattande bedömning


Kostnaderna för bostadsanpassningsbidraget i Smedjebacken är högre än i jämförbara kommuner. Kostnader per beslut är förhållandevis låg. Beslutsvolymen är dock större än i jämförbara kommuner.

 
Handläggaren arbetar i huvudsak i enlighet med gällande lagstiftning. Dock sker handlägg-ningen inte strikt i enlighet med gällande lagstiftning och förvaltningslagens bestämmelser. Miljö- och byggnadsnämnden har inte fastställt riktlinjer och handläggningsrutiner för hanteringen av bostadsanpassningsbidrag i kommunen. Miljö- och byggnadsnämnden bör genom att upprätta riktlinjer tillförsäkra sig om att verksamheten även fortsättningsvis behåller en god kvalitet och kostnadseffektivitet.

 
Granskningen visar att Smedjebackens kommun handlägger bostadsanpassningsbidrag ända-målsenligt, rättssäkert och kostnadseffektivt. Miljö- och byggnadsnämnden har dock inte fastställt mål, ambition och riktlinjer för verksamheten. Nämnden behöver utveckla riktlinjer för handläggningen av bostadsanpassningsbidrag. Riktlinjerna bör innefatta nämndens ambitioner för verksamheten samt:

  • Rutiner för när kommunens handläggare anlitar entreprenör
  • Rutiner för hur skriftlig fullmakt från sökande ska upprättas då handläggaren övertar upphandling och genomförande av anpassningsåtgärder
  • Rutiner för regelbunden uppföljning och utvärdering av verksamhetens kvalitet och effektivitet behöver upprättas av ansvarig nämnd
  • Rutiner dokumentation bör införas i verksamheten
  • Riktlinjerna behöver också fastställa rutiner för hur handläggningen av bostadsanpass-ningsbidrag ska följas upp och utvärderas

 

 

Granskning av kommunens hantering av styrdokument


Bakgrund och syfte


Vid sidan av de lagar och regler som gäller för det kommunala uppdraget och vad som reglerar den kommunala kompetensen har kommunerna också en rad fastställda styr och policydokument som styr och påverkar den egna verksamheten. Vanligtvis fastställs dessa dokument av fullmäktige. De är därigenom starkt styrande för de berörda verksamheterna. Det finns dessutom ofta olika typer av styrdokument fastställda på nämnds och verksamhetsnivå.

 
Syftet med granskningen är att undersöka om de politiskt fastställda styrdokumenten i författningssamlingen är förankrade i verksamheterna, om dessa tillämpas och följs upp på ett korrekt sätt i kommunens verksamheter samt om de är aktuella. Granskningens ska besvara revisionsfrågan om fastställda styrdokumenten är styrande för verksamheterna i Smedjebackens kommun.

Sammanfattande bedömning


Sammanfattningsvis bedömer vi att kommunen har ett stort antal och i flera fall inaktuella styrdokument. De styrdokument som finns är otydligt organiserade och de är otydligt benämnda. De är dessutom inte tillgängliga på ett bra sätt för kommunorganisationen. Det innebär att de inte är tillräckligt kända i kommunorganisationen.  Det i sin tur innebär att de inte är styrande på det sätt som avsågs då man fattade politiska beslut kring de olika styrdokumenten.

 
Mot bakgrund av ovanstående rekommenderar vi kommunstyrelsen och nämnderna att:      

  • Gå igenom och diskutera aktualiteten på de styrdokument som finns. De inaktuella skall tas bort.
  • Se till att samtliga styrdokument som efter denna genomgång skall vara kvar har en tydlig anvisning om vem/vilken funktion som ansvarar för respektive styrdokument.
  • Se till att det skapas en enhetlig benämning av samtliga styrdokument i Smedjebackens kommun.
  • Lägga ut samtliga styrdokument på kommunens hemsida och på kommunens intranät.
  • Lägga in bevakning och aktualisering av styrdokumenten i respektive nämnds/styrelsens internkontrollplan.
  • Fastställ vilken person/funktion som har det övergripande ansvaret för kommunens samlade styrdokument.

Sidan senast uppdaterad: 2020-01-14
Webbredaktör: Mona Jansson

Kontakt

Kommunrevisionen
Sten Blomkvist Ordförande

Tfn: 070-426 22 90

E-post: sten.blomkvistt@hotmail.com