Loukkaamattomuusjulistus

1 Henkilötietojen käsittely Smedjebackenin kunnassa

Smedjebackenin kunnassa jokainen hallinto tai yhtiö vastaa siitä, kuinka henkilötietoja käsitellään. Tämä merkitsee sitä, että niillä on vastuu siitä, että henkilötietoja käsitellään lain mukaisesti, turvallisesti ja oikein. Sinun henkilötietojasi suojaa tietosuoja-asetus, eli niin kutsuttu GDPR.

Meille Smedjebackenin kunnassa on tärkeää, että tunnet meidän käsittelevän henkilötietojasi turvallisesti. Sen vuoksi haluemme avoimesti kertoa miten keräämme, käsittelemme ja jaamme sinusta tallentamiamme tietoja.

2 Mikä on henkilötieto?

Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joiden avulla voidaan tunnistaa elävä henkilö, esimerkiksi henkilön nimi, henkilönumero, yhteystiedot, ID-numero, asunto-osoite, IP-osoite. Se voi myös olla valokuva tai elokuva.

3 Mitä henkilötietojen käsittely tarkoittaa?

Henkilötietojen käsittelyä on kaikentyyppinen henkilötietoihin liittyvä käsittely. Esimerkkejä käsittelyyn liittyvästä käsitteistä voivat olla: kerääminen, säilytys, karsinta, lukeminen, levitys, kopiointi tai saatavilla pitäminen muulla tavoin, kuten korjaus tai koostaminen, rajoittaminen, poistaminen tai hävittäminen.

4 Näin suojaamme henkilötietojasi

Smedjebackenin kunta vaalii yksityisyyttäsi ja suojaa aina henkilötietojasi teknillisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, joita tarvitaan kussakin yksittäisessä tapauksessa ja varmistaa, että käsittely tapahtuu voimassa olevan lain mukaisesti.

Smedjebackenin kunta käsittelee henkilötietoja tietosuoja-asetuksen mukaan (GDPR, General Data Protection Regulation, on voimassa 25. toukokuuta 2018 lähtien. Se on EU-asetus, joka korvaa henkilötietolain, PuL). Tämä merkitsee muun muassa sitä, että lain pitää tukea käsittelyä. Tämä saattaa perustua siihen, että käsittely on välttämätöntä, jotta kunta voi hoitaa yleisluontoiset tehtävät tai toimia viranomaisena. Käsittely voi myös olla tarpeellista lain mukaisen velvollisuuden täyttämiseksi tai sopimuksen noudattamiseksi (esimerkiksi pysäköintisakot, rakennuslupahakemus). Olet myös itse saattanut antaa suostumuksesi käsittelyyn.

5 Näin Smedjebackenin kunta saa tietojasi

Käyttäessäsi Smedjebackenin kunnan palveluja olet antanut tarvittavat tiedot, jotta kunta voi tehdä sopimuksen kanssasi.

Smedjebackenin kunnan tarvitsee käsitellä henkilötietoja esimerkiksi, kun haet rakennuslupaa, avustusta, ympäristökaaren mukaista lupaa jne. Voidakseen käsitellä eri tyyppisiä asioita, kunnan on tunnistettava henkilöt, joita ne koskevat. Käsittelyä voidaan tarvita myös eri tyyppisten sopimusten yhteydessä, esimerkiksi työhönoton yhteydessä tai luovutettaessa käyttöön maata tai asuntoja. Henkilötietoja voidaan myös käyttää tilastointiin ja arkistointitarkoituksiin.

Smedjebackenin kunta käsittelee yksityishenkilön henkilötietoja tämän ottaessa yhteyttä kuntaan eri asioissa ja esittäessä mielipiteitä. Tiedot voivat myös olla peräisin julkisesta rekisteristä, muilta viranomaisilta tai yhdistyksiltä. Tietoja voidaan hakea esimerkiksi Ruotsin yhtiövirastosta siitä kuka edustaa yhtiötä, väestörekisteritietoja Valtion henkilöosoiterekisteristä (SPAR) tai Maanmittausviraston kiinteistörekisteristä tonttioikeuden haltijasta. Kunnan sisällä henkilötietoja voivat jakaa esimerkiksi kirjaaja, käsittelijät, it-henkilöstö ja henkilöstövastaavat tai muut viranomaiset, sopimustoimittajat sekä henkilötietoavustajat, joita kunta käyttää toisinaan voidakseen täyttää velvollisuutensa. Jos kunnan tarvitsee siirtää tietojasi kolmanteen maahan (valtioon, joka ei kuulu Euroopan unioniin (EU) tai on liittynyt Euroopan talousyhteisöön (Ety), sinun on saatava tieto tästä.

6 Esimerkkejä käsittelemistämme tiedoista

Kyseessä saattaa olla nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, syntymäaika, sopimushistoriikki- ja maksutiedot ja muut tiedot, jotka olet antanut meille tai jotka ovat välttämättömiä, jotta voimme täyttää sitoumuksemme sinua kohtaan.

7 Näin käytämme tietojasi

Smedjebackenin kunnalla on oikeus käsitellä niitä henkilötietoja, jotka vaaditaan sitoumustemme täyttämiseksi sinua kohtaan. Smedjebackenin kunnalla saattaa myös olla tarve käsitellä henkilötietojasi laeissa ja asetuksissa olevien vaatimusten vuoksi.

8 Näillä on pääsy tietoihisi

Smedjebackenin kunta on julkisuusperiaatteen alainen. Tämä tarkoittaa sitä, että tietyt asiakirjat ovat niin kutsuttuja julkisia asiakirjoja, jotka Smedjebackenin kunnan on luovutettava, mikäli joku sitä vaatii. Ennen luovuttamista tehdään julkisuus- ja salassapitolain mukainen salassapitoharkinta.

9 Näin kauan säilytämme tietojasi

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista. Sen jälkeen on voimassa se mikä koskee julkisten asiakirjojen arkistointia ja karsintaa. Smedjebackenin kunta säilyttää henkilötietojasi Smedjebackenin kunnan ja sen arkistoviranomaisen kanssa yhdessä tehtyjen tietojen karsintapäätösten mukaan.
Karsintapäätökset sisältävät tiedot siitä, milloin Smedjebackenin kunta saa poistaa asiakirjat, jotka sisältävät henkilötietojasi. Henkilötiedot, joilla on vähäinen tai tilapäinen merkitys poistetaan, kun ne eivät enää ole ajankohtaisia.

10 Julkisuusperiaate

Smedjebackenin kunta kuuluu painovapausasetuksen ja julkisuus- ja salassapitolain piiriin. Se tarkoittaa muun muassa, että kunnalle lähetettävistä viesteistä tulee normaalisti julkisia asiakirjoja. Kunnalla on pyydettäessä velvollisuus luovuttaa julkisissa asiakirjoissa olevia tietoja, salassapitoharkinnan jälkeen. Säännöt yleisten asiakirjojen julkisuudesta ja niiden arkistoinnista saattavat merkitä tiettyjä oikeuksiesi rajoituksia.

11 Mikäli haluat pysyä nimettömänä tai sinulla on suojattu henkilöllisyys

Mikäli haluat jättää mielipiteitä tai ottaa yhteyttä nimettömänä, et saa liittää mukaan mitään henkilötietoja, koska nämä tiedot rekisteröidään ja niistä tulee siten julkinen asiakirja.

12 Oikeutesi

Sinulla on milloin tahansa (kustannuksitta kerran vuodessa) vaatia tiedot sinusta tallentamistamme henkilötiedoista. Vaatimuksesi on oltava kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu sekä sisältää nimen ja henkilönumeron, jotta voimme varmistaa luovuttavamme oikean henkilön tiedot.
Lähetä vaatimuksesi rekisteriotteesta, tiedoista tai väärien tietojen oikaisusta osoitteeseen: Smedjebackens kommun, 771 81 Smedjebacken. Tiedot lähetetään väestörekisteristä saatuun osoitteeseesi.

Jos tietosi Smedjebackenin kunnassa ovat virheellisiä, epätäydellisiä tai asiaan kuulumattomia, voit pyytää, että ne oikaistaan. Emme voi poistaa tietojasi, jotka ovat julkisia asiakirjoja tai kun on olemassa lain mukainen tallennusvaatimus, kuten esimerkiksi kirjanpitosäännöt. Emme myöskään voi poistaa tietoja, mikäli niiden säilyttämiseen on olemassa lakiperusteiset syyt, esimerkiksi maksamattomat velat.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus Tietosuojan tarkastuslaitokselle, joka on henkilötietojen käsittelyn valvontaviranomainen.

13 Siirto kolmanteen maahan

Mikäli henkilötietojasi käsitellään EU/Ety-alueen ulkopuolella (kolmas maa), kerromme tällöin siitä sinulle. Käsittely tapahtuu sellaisessa tapauksessa tietosuojalain suojaussäännösten mukaisesti.

14 Evästeet

Smedjebackenin kunnan verkkosivu käyttää pieniä tekstitiedostoja eli evästeitä, helpottaakseen surffailuasi sivuilla. Niitä käytetään ennen kaikkea käyttäjien vierailujen tilastointiin ja elämyksen parantamiseen. Kyseessä saattaa myös olla kotisivullamme tekemiesi valintojen tallentaminen.

15 Sosiaalisten medioitten käyttö

Jos käytät sosiaalisia medioita, esimerkiksi Facebookia, päästäksesi yhteyteen Smedjebackenin kunnan kanssa, niin tiedot sekä henkilötietosi siirtyvät aina kolmannelle osapuolelle (yritykselle/organisaatiolle, joka ylläpitää sosiaalista mediaa). Kunta suosittelee, että et oman itsesi vuoksi lähetä arkaluontoisia tietoja kunnalle sosiaalisten medioitten kautta.

Tämän vuoksi kunta ei koskaan vastaa sosiaalisten medioitten kautta yksilöä koskeviin kysymyksiin, jotka liittyvät esimerkiksi sosiaalipalveluun, lastenhuoltoon jne.

16 Loukkaamattomuuspolitiikan muutokset ja lisät

Tätä loukkaamattomuuspolitikkaa saatetaan muuttaa tulevaisuudessa muutosten tai lakimuutosten myötä. Suosittelemme siksi, että luet säännöllisesti ehtojamme pysyäksesi ajan tasalla ja perehtyäksesi viimeisimpään versioon.

17 Tietosuoja-asiamies ja rekisteriotteet

Tietosuoja-asiamiehemme on Christer Granqvist, sähköpostiosoite: dataskyddsombud@smedjebacken.se

Jokainen hallinto ja yhtiö vastaa siitä, kuinka henkilötietojasi käsitellään. Kyseen ollessa rekisteriotteesta tai muihin tietosuoja-asetuksen mukaisiin oikeuksiin liittyvästä avusta, ota suoraan yhteys asianomaiseen hallintoon tai yhtiöön.

Voit myös soittaa Smedjebackenin kunnan puhelinvaihteeseen, 0240-66 00 00 tai lähettää sähköpostia osoitteeseen: kommun@smedjebacken.se, josta sinut ohjataan edelleen asianomaisen hallinnon tai yhtiön puoleen.

Voit myös vierailla verkkosivulla: imy.se Linkki toiselle sivustolle., jossa on yleisiä tietoja henkilötietoihin liittyvistä oikeuksistasi.